SISTIM BASISDATA DENGAN MS.ACCESS

BAB I

         PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

Basis data berasal dari dua kata, yaitu Basis merupakan tempat berkumpulnya data, dan data itu sendiri merupakan representasi fakta  dunia nyata yang  mewakili  suatu  objek  seperti  manusia,  barang,  hewan,  peristiwa,  konsep,  keadaan  dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya (Sudiro, 2002).

Aplikasi yang dapat digunakan dalam pembuatan system basisdata salah satunya adalah Microsoft Access Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office. Dengan software Ms. Access kita dapat membuat tabel sekaligus atribut-atributnya. Setelah semua tabel dibuat kita juga bisa memberikan relasi antar tabel dan juga kita dapat membuat dan mendesign tampilan yang akan menjadi output dari data yang telah kita inputkan.

Pada praktikum basisdata modul 3 tentang implementasi basis data dengan Ms. Access dimana kita akan melakukan design tabel yang berasal dari modul 1. Design ini dibuat untuk mempermudah saat kita akan melakukan penambahan, pengurangan, pengeditan, dan melihat data-data yang kita inputkan. Input data yang dilakukan berasal dari faktur  penjualan dan pembelian. Dari faktur penjualan dan pembelian itu kita pisahkan data seperti ID_barang, Barang, Nama Costumer, Alamat, ID_Costumer, tanggal dan data yang dibutuhkan lainnya untuk di Create ditabel pada Ms. Access.

1.2  Tujuan Praktikum

Tujuan dari praktikum modul 3 tentang implementasi basis data dengan Ms. Access adalah:

1.   Praktikan dapat memahami dasar-dasar Ms. Access.

2.   Praktikan dapat memahami dan membuat database di Ms. Access.

3.   Praktikan dapat memahami dan membuat tabel di Ms. Access.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1   Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007 (Albarrozi, 2010).

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. (Albarrozi, 2010).

2. 2 Aplikasi Daalam Microsoft Access

Ada enam obyek penting Access yang menjadi fitur utama dari DBMS ini, yaitu Table. Tabel adalah tempat dimana kita menyimpan data. Semua tabel di dalam Access mengikuti aturan basis data relasional yang terdiri dari baris dan kolom. Setiap basis data bisa berisi lebih dari satu tabel.

1.    Queries. Fitur queries disediakan untuk memilih data yang akan kita tampilkan. Queries pada Access disediakan baik dalam bentuk GUI maupun dalam bentuk bahasa SQL.

2.    Forms. Fitur form disediakan untuk membuat tampilan dari basis data yang dibuat menjadi lebih menarik. Baik ketika mengedit data maupun tampilan output data di layar monitor.

3.    Reports. Fitur ini disediakan untuk membuat format pencetakan pada media kertas melalui printer.

4.    Macros. Fitur macro merupakan fitur yang digunakan untuk menyimpan perintah-perintah otomatis tertentu yang berhubungan dengan basis data yang dibuat. Dibutuhkan kemampuan pemrograman untuk menggunakan fasilitas ini.

5.    Modules. Fitur ini lebih luas dari macro karena kita dapat melakukan pemrograman pada banyak aspek dalam Microsoft Access.

Selain obyek-obyek utama di atas Microsoft Access juga menyediakan seperangkat alat untuk mendukung kemudahan dalam membuat basis data dan aplikasinya.

2.3   Jenis Data dalam Microsoft Access

Jenis data yang akan ditampilkan pada setiap field pada Microsoft Access. Jenis-jenis data tersebut adalah sebagai berikut:

1.   Text merupakan jenis data yang sering digunakan. Jenis data ini dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca (Alfabetic dan Numeric). Jenis data ini dapat menampung hingga  255 karakter.

2.   Memo merupakan jenis data yang dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 65.535 karakter.

3.    Number merupakan jenis data numeric yang ada pada Microsoft Access.

4.   Date/Time merupakan jenis data yang digunakan untuk menyimpan nilai tanggal atau jam atau kombinasi dari keduanya.

5.   Currency merupakan jenis data yang berisi nilai mata uang yang digunakan dalam perhitungan matematis. Jenis data ini memiliki ketelitian sampai 15 digit di sebelah kiri tanda desimal, dan 4 digit di sebelah kanan dari tanda desimal

6.   AutoNumber merupakan jenis data yang berisi bilangan urut yang sudah ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.

7.   Yes/No merupakan jenis data berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false atau On/Off.

8.   OLE (Object Linking and Embedding) Object merupakan jenis data yang diigunakan untuk eksternal objek. Misalnya lembar kerja Excel, dokumen Word, gambar,suara, dan sebagainya.

9.   Hyperlink merupakan jenis data yang dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan objek atau data yang tersimpan dilokasi tertentu.

10. Lookup Wizard merupakan jenis data yang digunakan untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.

2.3 Pendefinisian Field dan Tipe Data

Tahap pertama dalam membuat tabel adalah mendefinisikan field-field yang dibutuhkan baru kemudian mengisi baris-baris data. Langkah-langkah pembuatan tabel adalah sebagai berikut.

1.    Pada jendela Database click pada Table.

2.    Double click pada Create table in Design View. Kemudian akan muncul jendela untuk mendefinisikan field-field yang dibutuhkan.

3.    Kita dapat mulai memasukkan field-field yang dibutuhkan. Untuk contoh awal kita akan memasukkan field-field untuk tabel Pembeli.

Microsoft Access menyediakan fasilitas yang sangat baik untuk mendefinisikan field-field suatu tabel. Bagian atas adalah untuk menentukan nama field, tipe data dan keterangan. Sedangkan bagian bawah merupakan tempat menentukan lebar data, format, domain atau constraint dari suatu tipe data. Pada gambar tersebut terlihat bahwa field nama didefinisikan bertipe data teks, dengan lebar data 30.

4.    Setelah semua field untuk tabel pembeli selesai didefinisikan maka kita harus menentukan field mana yang berperan sebagai primary key. Pada penjelasan kasus di atas kita sudah menetapkan bahwa id_pembeli akan menjadi primary key. Pilih / sorot baris id_pembeli, kemudian click tombol bergambar kunci) pada toolbar Microsoft Access.

5.    Kita dapat menyimpan tabel yang sudah kita definisikan dan memberi nama tabel tersebut dengan cara menekan tombol bergambar disket. Kemudian kita dapat menutup jendela Design View tersebut.

2.4   Langkah Membuat Relasi

Secara sederhana langkah-langkah untuk membuat relasi dengan menggunakan Ms. Access adalah sebagai berikut:

1.   Buat terlebih dahulu tabelnya, misal disini tabel data karyawan.

2.   Isi atribut-atribut yang diperlukan misal NIP,Nama,Status.

3.   Jika sudah, maka langkah berikutnya yaitu mengisi database yang diperlukan sesuai dengan isi atribut tersebut.

4.   Jika sudah, save dan buat lagi tabel, kali ini tabel gaji karyawan, dan isi dari atributnya hanya status dan gaji.

5.   Kemudian, isi status dan gaji tersebut. Data status pada tabel ini harus sama dengan data status pada tabel sebelumnya, agar relasi dapat berjalan dengan benar

6.   Jika sudah, save dan langkah berikutnya yaitu membuat tabel relasinya, caranya yaitu:

a.  Klik Create pada menu.

b.  Pada Menu Create, pilih Query Design.

c.  Kemudian masukan tabel-tabel yang diperlukan untuk menghasilkan relasi yang diinginkan dengan memilih tabel lalu tekan Add. Namun, apabila tanpa sengaja kita meng-Close Show Table, maka kita tidak perlu mengulangi dari awal membuat Query Design, kita cukup drag nama tabel yang ada di sebelah kiri ke tempat untuk melakukan relasi.

d.   Lalu setelah itu, hubungkan atribut antara tabel yang lainnya dengan cara drag atribut pada tabel tersebut dan hubungkan dengan tabel berikutnya. Namun dalam melakukan hubungan antara  dua atau lebih tabel  tersebut, harus dihubungkan dengan atribut yang sama.

e.  Lalu pasang atribut-atribut apa saja yang diperlukan dari kedua tabel ini untuk menghasilkan informasi yang diinginkan.

f.    Lalu yang terakhir, klik simbol Run.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1   Tahap Identifikasi Masalah

3.1.1  Penetapan Masalah

Masalah yang menjadi bahasan adalah melakukan design database dengan software Ms. Access. Design database ini bertujuan untuk mempermudah saat akan menambah, mengurangi, menghapus, dan melihat data.

3.1.2  Tinjauan Pustaka

Setelah masalah ditetapkan kemudian mencari teori-teori yang mendukung terhadap penyelesaian masalah. Tinjauan pustaka yang dipakai tentang pengertian Ms. Access, komponen utama Ms. Access, tipe data, dan langkah membuat tabel.

3.2   Tahap Pengambilan Data

3.2.1  Mengambil Data Dari Modul 1 dan 2

Data yang digunakan pada modul 3 ini adalah data yang berasal dari modul 1 yang berupa hubungan antar entity dari faktur penjualan dan pembelian.

3.3   Tahap Pengolahan Data

3.3.1  Membuka Ms. Access

Software yang digunakan dalam modul 3 ini adalah Microsoft Access. Langkah pertama yang dilakukan adalah membuka software Ms. Access.

3.3.2  Membuat Database Baru

Setelah Ms. Access terbuka kemudian membuat atau membuka lembar kerja baru sebagai tempat untuk menginputkan data dan membuat tabel.

3.3.3  Membuat Tabel

Tabel yang akan dibuat adalah tabel supplier, tabel pembelian, tabel detail_pembelian, tabel barang, tabel detail­_penjualan, tabel penjualan, dan tabel customer.

3.3.4  Menentukan Atribut

Setiap tabel yang dibuat harus diberi atribut yang dibutuhkan untuk merepresentasikan data yang ada.

3.3.5  Memberi Relasi

Setelah semua tabel dibuat dan ditentukan atributnya kemudian membuat relasi antara tabel-tabel tersebut.

3.3.6  Membuat Form/Design

Tabel-tabel yang sudah dibuat kemudian diberi tampilan sebagai output dari tabel-tabel tersebut.

3.4   Tahap Analisa dan Kesimpulan

3.4.1  Analisa Hasil

Data yang sudah diinputkan dan diperoleh hasilnya yang berupa design form kemudian dianalisa. Dan diberi bagaimana proses pembuatannya.

3.4.2  Kesimpulan

Menarik kesimpulan dari praktikum modul 1 tentang perancangan basis data.

3.5   Flowchart Pelaksanaan Praktikum Basis Data Modul 03

Gambar 3.1 Flowchart Metodologi praktikum.

BAB IV

HASIL DAN ANALISA

4.1   Langkah Membuat Tabel

Dalam membuat tabel terdapat beberapa langkah yang harus diliakukan. Yang pertama buka softwere Ms. Access, setelah membuka Ms. Access. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Langkah pertama buka software Ms.Access terlebih dahulu setelah itu akan muncul seperti pada gambar berikut ,lalu pilih Blank database lalu beri nama pada prject ini dan klik create.

Gambar 5.41 Tampilan awal Ms.Access.

2.    Langkah kedua adalah membuat tabel baru dengan cara klik Create → Table kemudian akan muncul lembar kerja baru seperti gambar berikut. Yang digunakan sebagai tempat untuk menginputkan atribut-atribut dari tabel yang akan kita buat.

Gambar 5.4.2 Membuat Tabel Baru

3.   Langkah selanjutnya adalah mengisi atribut yang sesuai dengan tabel yang akan kita buat. Klik kanan pada judul tabel yang akan kita isi atributnya kemudian pilih Design View. Pada saat itu akan secara otomatis muncul perintah untuk melakukan penyimpanan pada tabel tersebut dengan memberi nama pada tabel.

Gambar 5.4.3 Design View Untuk Menentukan Atribut Tabel

Gambar 5.4.4 Perintah Save As

4.   Selanjutnya akan muncul lembar kerja yang khususkan untuk menginputkan atribut-atribut tabel,yang disebut sebagai Design Table. Pada Design Table kita dapat menginputkan atribut-atribut tabel beserta data typenya dan detail dari data type tersebut.

Gambar 5.4.5 Lembar Kerja Design Table Untuk Menginputkan Atribut Tabel

5.   Setelah semua atribut yang dibutuhkan sudah dibuat maka langkah selanjutnya adalah menyimpannya dengan melakukan klik kanan pada judul tabel kemudian pilih Save.

Gambar 5.4.6 Menyimpan Tabel Beserta Atribut-atributnya

6.   Untuk melihat tabel yang sudah kita buat yaitu dengan cara cari icon view kemudian pilih Datasheet View seperti pada gambar berikut.

Gambar 5.4.7 Mengubah Tampilan Tabel ke datasheet

7.   Selanjutnya akan tampil tampilan tabel yang kita buat dalam bentuk datasheet seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 5.4.8 Tampilan Tabel Dalam Bentuk Datasheet

8.   Untuk membuat tabel yang lain dapat mengikuti langkah yang sama dari langkah nomer 1 sampai 7.

4.2   Membuat Relasi Antar Tabel

Setelah semua tabel sudah dibuat maka langkah selanjutnya adalah menentukan dan membuat relasi antar tabel. Untuk langkah-langkah membuat relasi antar tabel sebagai berikut:

1.   Langkah pertama adalah pilih klik icon Database Tools → Relationships maka akan tampil tampilan lembar kerja untuk membuat relasi seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 5.4.9 Lembar Kerja Relationships

2.   Langkah selanjutnya adalah memasukkan tabel yang akan diberi relasi ke dalam lembar kerja dengan cara klik Design →Show Table maka akan tampil tampilan untuk memasukkan tabel.

Gambar 5.4.10 Show Table Untuk Memasukkan Tabel yang Akan Diberi Relasi

3.   Pada kotak dialog Show Table pilih tabel yang akan direlasikan dengan klik kiri pada nama tabel dan klik tombol Add atau denga n cara double click pada nama tabel. Setelah tabel yang akan direlasikan dipilih maka akan tampil tampilan yang menunjukkan tabel beserta atributnya seperti pada gambar berikut ini.

 

Gambar 5.4.11 Tampilan Tabel yang Ditambahkan Untuk Diberi Relasi

4.   Kemudian hubungkan tabel yang satu dengan tabel yang lain dengan cara melakukan klik kemudian tahan pada atribut yang akan dihubungkan dan melepasnya pada atribut yang dituju. Sebagai contoh adalah menghubungkan tabel supplier dan tabel pembelian dengan menghubungkan atribut id_supplier.

Gambar 5.4.12 Kotak Dialog Edit Relationships

5.   Untuk menghubungkan tabel yang lainnya dapat mengulangi langkah 4 sampai semua tabel terhubung.

Gambar 5.4.13 Relasi Pada Semua Tabel

4.3   Membuat Form

Form yang dibutuhkan dalam praktikum ini ada 5 form yaitu form supplier, form customer, form barang, form faktur pembelian, dan form faktur penjualan. Langkah-langkah untuk membuat form adalah sebagai berikut:

1. langkah pertama adalah dengan klik Create → Form Design, kemudian akan muncul lembar kerja untuk membuat form secara manual.

Gambar 5.4.14 Lembar kerja untuk membuat form

2.    Selanjunya pilih Title untuk membuat nama form tersebut kemudian pilih dan klik tab control dengan klik Design dan pilih Tab Control pada Design Tools Box, dan klik pada lembar kerja sehingga tab control muncul pada lembar kerja.

Gambar 5.4.15 Tab Control

3.    Pada Tab Page 1 dijadikan tempat untuk penginputan data dan Tab Page 2 dijadikan tempat untuk melihat data yang sudah diinputkan.

Gambar 5.4.16 Tab Input Barang

Gambar 5.4.17 Tab Data Barang

4.    Untuk membuat form yang lain dapat mengikuti langkah dari 1 sampai

4.3  Hasil Pembuatan Tabel

Gambar 5.4.18 Tabel Supplier

Pada tabel supplier terdapat 4 atribut yaitu id_supplier, nama_supplier, alamat_supplier, dan no telepon. Primary key pada tabel supplier adalah id_supplier.

Gambar 5.4.19 Tabel Pembelian

Pada tabel pembelian terdapat 4 atribut yaitu kode_faktur_pembelian, id_supplier, tanggal_pembelian, dan total_pembelian. Primary key pada tabel pembelian adalah no_faktur_pembelian.

Gambar 5.4.20 Tabel Detail_pembelian

Pada tabel detail_pembelian terdapat 4 atribut yaitu kode_faktur_pembelian, kode_barang, banyaknya_pembelian, dan jumlah_pembelian. Primary key pada tabel detail_pembelian adalah no_faktur_pembelian.

Gambar 5.4.21 Tabel Barang

Pada tabel barang terdapat 3 atribut yaitu kode_barang, nama_barang, dan harga_satuan. Primary key pada tabel barang adalah id_barang.

Gambar 5.4.22 Tabel Detail_penjualan

Pada tabel detail_penjualan terdapat 4 atribut yaitu no_faktur_penjualan, kode_barang, banyaknya_penjualan, dan jumlah_penjualan. Primary key pada tabel detail_penjualan adalah no_faktur_penjualan.

Gambar 5.4.23 Tabel Customer

Pada tabel customer terdapat 4 atribut yaitu id_pelanggan, pelanggan, alamat_pekanggan, dan kode_pos. Primary key pada tabel customer adalah id_customer.

Gambar 5.4.24 Tabel Penjualan

Pada tabel penjualan terdapat 4 atribut yaitu no_faktur_penjualan, id_pelanggan, tanggal_penjualan, dan total_penjualan. Primary key pada tabel penjualan adalah no_faktur_penjualan.

4.4  Hasil Pembuatan Relasi

Gambar 5.4.25 Relasi Antar Tabel

Pada relasi antar tabel kita memberikan hubungan antar tabel yang satu dengan tabel yang lainnya. Hubungan yang terdapat pada tabel tersebut adalah sebagai berikut:

1.   Supplier dan pembelian mempunyai hubungan kardinalitas one to many.

2.   Pembelian dan detail_pembelian mempunyai hubungan kardinalitas one to many dan juga berhubungan secara dependent.

3.   Detail_pembelian dan barang mempunyai hubungan kardinalitas many to one.

4.   Barang dan detail_penjualan mempunyai hubungan kardinalitas one  to many.

5.   Detail_penjualan dan penjualan mempunyai hubungan kardinalitas many to one dan juga berhungan secara dependent.

6.   Penjualan dan customer mempunyai hubungan kardinalitas many to one.

4.5  Hasil Pembuatan Form

Gambar 5.4.26 Tab Input Barang Pada Form Barang

Gambar 5.4.27 Tab Data Barang Pada Form Barang

Gambar 5.4.28 Tab Input Supplier Pada Form Supplier

Gambar 5.4.28 Tab Data Supplier Pada Form Supplier

Gambar 5.4.29 Tab Input Customer Pada Form Customer

Gambar 5.4.30 Tab Data Customer Pada Form Customer

Gambar 5.4.31 Form Penginputan Data Faktur Penjualan

Gambar 5.4.32 Form Penginputan Data Faktur Pembelian

4.6  Hasil Penginputan Data ke Dalam Faktur Pembelian

Gambar 5.4.33 input data faktur pembeian dengan nomer faktur 112

Gambar 5.4.34 input data faktur ppembeian dengan nomer faktur 114

5       Hasil Penginputan Data ke Dalam Faktur Penjualan

Gambar 5.4.35 Tampilan Faktur Penjualan Dengan Nomer Faktur 10011

Gambar 5.4.35 Tampilan Faktur Penjualan Dengan Nomer Faktur 10014

Gambar 5.4.35 Tampilan Faktur Penjualan Dengan Nomer Faktur 10115

Gambar 5.4.35 Tampilan Faktur Penjualan Dengan Nomer Faktur 10011

BAB V

KESIMPULAN

5.1   Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil praktikum ini adalah:

1.   Microsoft Access merupakan software yang berasal dari Microsoft Office yang biasa digunakan untuk membuat database sederhana. Dasar yang perlu dipahami dan dimengerti dalam membuat sebuah database dengan menggunakan Microsoft Access adalah cara membuat tabel, cara membuat relasi antar tabel, dan membuat form tabel.

2.   Database pada Microsoft Access dapat dibuat dengan cara memmbuat tabel kemudian merelasikan antar tabel yang sudah dibuat dengan tujuan untuk menghubungkan data yang kita buat agar menjadi sebuah relasi, setelah merelasikan tabel kemudian dilanjutkan dengan membuat form dari setiap tabel sebagai tempat untuk menginputkan data.

3.   Pada lembar kerja table design kita dapat menginputkan atribut dari tabel yang akan kita buat, dan kita juga dapat menentukan tipe data dari masing-masing atribut yang akan kita isikan.

5.2   Saran

1.    Diharapkan pada praktikum selanjutnya penjelasan mengenai pembuatan basis data dengan Mocrosoft Access lebih diperbanyak lagi hingga praktikan benar-benar mengerti

DAFTAR PUSTAKA

[Abdul1999] Abdul Kadir. 1999. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Penerbit Andi. Yogyakarta.

[David2002] David M. Kroenke. 2002. Database Processing Fundamentals, Design, and Implementation. Eight Edition. Pretince Hall.

[Ramez2000] Ramez Elmasri & Shamkant B Navathe. 2000. Database System.

[R.E. 2003] R.E. Wyllys. 2003. Database-Management Principles And Applications.

[Sitansu1991] Sitansu S. Mittra. 1991. Principles of Relational Database Systems. International Editions. Prentice-Hall. New Jersey